Informativa Privacy (ai sensi del Reg. UE 2016/679)
Gentile Cliente,
ai sensi della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali (Reg. UE 2016/679 e D.Lgs. 196/2003, come modificato ed integrato dal D.Lgs. 101/2018), desideriamo informarTi che i trattamenti dei Tuoi dati personali sono effettuati con correttezza e trasparenza, per fini leciti e tutelando la Tua riservatezza ed i Tuoi diritti. Nel rispetto di quanto disposto all’art. 13 Reg. UE 2016/679, Ti informiamo che:
1. Titolare del trattamento
Titolare del trattamento Nominativo GEINGROS di Carevaggini Enrico Antonio & C. SAS
Partita IVA 00917650491
Sede legale Corso Italia 44 57027 San Vincenzo (LI)
E-mail [email protected]
PEC [email protected]
Sito web 1 https://www.residencevillapiani.it/
Sito web 2 https://www.residencevillalivia.it/
2. Modalità di trattamento
I trattamenti sono effettuati sia mediante strumenti elettronici idonei a garantire elevati livelli di sicurezza e riservatezza che con l’ausilio di mezzi cartacei, adeguati allo svolgimento delle prestazioni offerte nel rispetto delle misure di sicurezza e protezione imposte dalla normativa di settore.
3. Natura dei dati trattati.
Oggetto di trattamento sono i Tuoi Dati anagrafici, Dati di contatto (numero di telefono, e-mail, ecc.) e Dati relativi alla richiesta ed acquisto di servizi e prodotti (oggetto del contratto, termini, condizioni, durata ecc.).
Nel caso in cui Tu effettui particolari richieste in ragione delle personali condizioni di salute, per la presenza di disabilità o per eventuali intolleranze o allergie alimentari o altre patologie, relative alla Tua persona o a un Tuo accompagnatore, oggetto di trattamento possono essere anche dette informazioni, riconducibili alla categoria dei dati particolari di cui all’art. 9 del Regolamento UE 2016/679: in tutte queste situazioni tali dati sono trattati solo oralmente, sono comunicati esclusivamente al personale di volta in volta interessato e sono sempre cancellati al termine di ciascun soggiorno.
4. Finalità dei trattamenti e loro base giuridica
Il presente trattamento ha ad oggetto la gestione dei rapporti con i clienti, e si articola nelle seguenti attività, finalizzate a garantire il miglior servizio possibile al cliente, nel rispetto delle norme giuridiche vigenti. Di seguito le diverse procedure adottate dal titolare del trattamento per la gestione dei clienti sono descritte, per ciascuna indicando i rispettivi criteri di liceità:
4.a. Gestione richieste e preventivi
Le richieste di informazioni e di preventivi possono essere effettuate telefonicamente, per email, compilando il form di contatto presente sui siti web aziendali alla pagina ‘Contatti’ o tramite l’Applicazione Whatsapp Business, anche cliccando sull’apposita icona che compare nella Home Page del sito.
4.b. Gestione prenotazioni
Le prenotazioni possono essere effettuate telefonicamente, per email, attraverso l’Applicazione Whatsapp Business, tramite i due siti web aziendali, con booking engine o una OTA (come Booking.com e Airbnb). Le prenotazioni sui siti web possono essere compiute sia tramite il software di Kross Booking sia tramite l’apposito form di contatto.
4.b.1. Prenotazione tramite KROSS BOOKING
Sui due siti web aziendali al software Kross Booking per il sito web www.residencevillapiani.it si accede attraverso la pagina ‘BOOKING ONLINE’, cliccando il pulsante ‘PRENOTA ORA’; per il sito www.residencevillalivia.it direttamente sulla home page. Al termine della compilazione all’utente è richiesto di flaggare la casella di accettazione relativa a condizioni e termini contrattuali e alla dichiarazione di presa visione dell’informativa privacy.
Una volta effettuato l’invio, l’utente riceve una email di conferma della ricezione che lo avvisa che la procedura deve essere ancora completata come previsto al successivo Punto 4.b.7.
4.b.2. Prenotazione tramite form di contatto
L’utente, in alternativa alla prenotazione tramite il software di booking online, può prenotare compilando l’apposito form di contatto, posizionato nella pagina ‘Contatti’. In calce a detto form sono presenti due caselle di accettazione: la prima deve essere obbligatoriamente flaggata per poter proseguire, in quanto si riferisce alla dichiarazione di accettazione dei termini e delle condizioni contrattuali e di presa visione dell’informativa privacy, con separati link alle relative pagine; la seconda è una casella per l’espressione del consenso al trattamento dei dati personali forniti per finalità pubblicitarie e di marketing. In prossimità di tale casella è posizionata una informativa sintetica, con link all’informativa privacy completa. La richiesta di prenotazione tramite form di contatto perviene alla Struttura a mezzo email.
4.b.3. Prenotazione tramite email
L’utente può effettuare la prenotazione inviando la richiesta tramite la casella di posta elettronica indicata sui siti web.
Nei casi di cui ai Punti 2 e 3 (richiesta tramite form di contatto o direttamente per email) il titolare del trattamento risponde con email, alternativamente, a sua discrezione, utilizzando un modello di preventivo su documento Word dallo stesso predisposto, oppure elaborando il preventivo tramite il gestionale Kross Booking. In quest’ultimo caso i dati dell’utente sono inseriti nel gestionale al solo fine dell’elaborazione del preventivo e saranno cancellati nel caso in cui al preventivo non segua la prenotazione, tranne nel caso in cui l’interessato abbia espresso il consenso al trattamento a fini di marketing e pubblicitari.
4.b.4. Prenotazione tramite WHATSAPP
La prenotazione può essere fatta anche tramite Whatsapp Business, cliccando sull’apposita icona presente sulla home dei siti web. Il titolare del trattamento risponde alle richieste del cliente tramite Whatsapp, ma per il completamento della prenotazione richiede sempre all’utente la comunicazione di un account email dove inviare il Contratto di prenotazione.
A partire da tale invio si segue la stessa procedura descritta al Punto 4.b.7 che segue.
4.b.5. Prenotazione tramite telefono
Nel caso in cui l’interessato contatti la Struttura telefonicamente per richiedere informazioni e decida di prenotare per tal via, gli verrà richiesto di indicare un account email dove far pervenire il Contratto di prenotazione per l’avvio della procedura di prenotazione, come descritto al successivo Punto 4.b.7.
4.b.6. Prenotazione in presenza presso le Strutture
Nel caso di prenotazioni dirette al Front Office di una delle due Strutture al Cliente viene richiesto di fornire un account di posta elettronica a cui verrà inviata la documentazione necessaria al completamento della procedura di prenotazione, di cui al Punto 4.b.7 che segue.
4.b.7. Completamento delle operazioni di prenotazione
Tutte le prenotazioni, qualsiasi sia stato il mezzo di contatto, sono avviate con l’invio all’indirizzo email fornito del Contratto di prenotazione e sono completate attraverso l’intervento manuale del personale addetto, che accede al Gestionale Kross Booking modificando lo stato della prenotazione, una volta che la Struttura ricettiva avrà ricevuto prova dell’avvenuto pagamento dell’importo convenuto. A seguito di tale modifica di stato nel Gestionale viene inviata una email di conferma e, almeno una settimana prima dell’arrivo previsto in Struttura, viene inviata una email per il check-in online.
4.b.8. Eventuale trattamento di dati particolari ex art. 9 Reg. UE 2016/679
Alla prenotazione o all’arrivo il cliente potrebbe rivolgere alcune particolari richieste in ragione alle proprie personali condizioni di salute o per la presenza di disabilità: i dati e le informazioni comunicati sono trattati solo oralmente e con il massimo riserbo ed esclusivamente dal personale interessato.
4.c. Gestione clienti Struttura ricettiva
Il trattamento ha ad oggetto i dati personali dei clienti acquisiti dalla struttura ricettiva in fase di prenotazione per l’accoglienza e la gestione del soggiorno dei clienti, comprensiva dell’erogazione dei servizi accessori offerti dalla struttura; gestione pagamenti, anche tramite il ricorso a soggetti terzi bancari/finanziari; adempimento ad obblighi di legge di carattere pubblico-amministrativo e contabile-fiscale.
La gestione del soggiorno del cliente avviene tramite il gestionale Kross Booking, nel quale vengono inseriti anche i consensi al trattamento per finalità di marketing.
4.c.1. Particolari richieste per ragioni di salute o in presenza di disabilità
Alla prenotazione o all’arrivo potresti rivolgere alcune particolari richieste in ragione alle personali condizioni di salute o per la presenza di disabilità relativamente alla Tua persona o a un Tuo accompagnatore. In entrambi i casi i dati e le informazioni forniti sono comunicati soltanto oralmente esclusivamente al personale interessato e sono trattati con il massimo riserbo ed esclusivamente per soddisfare le esigenze del cliente.
4.c.2. Deposito cauzionale o indicazione dei dati di una carta di credito per garanzia
Al primo accesso alla Struttura Ti viene richiesto di lasciare un deposito cauzionale in contanti o di indicare i dati di una Tua carta di credito al fine di garantire al titolare del trattamento di restare indenne in caso di danni arrecati ai locali assegnati e/o agli arredi degli stessi durante il soggiorno ad opera Tua e/o di eventuali Tuoi accompagnatori.
Alla Tua partenza, non appena il titolare del trattamento abbia verificato lo stato dei locali in cui hai soggiornato, i dati della Tua carta di credito, alternativamente:
a) nel caso in cui non vi sia stato alcun danno sono cancellati immediatamente
b) sono utilizzati concordemente per coprire le spese di riparazione dei danni arrecati ai locali e/o agli arredi.
4.c.3. Servizio accessorio di invio di email di Benvenuto e finalizzate ad agevolare il soggiorno dei clienti
Dalla registrazione del cliente e per tutta la durata del soggiorno il gestionale Kross Booking genera alcune email aventi l’esclusiva finalità di facilitare il soggiorno dei clienti.
4.c.4. Servizio accessorio per l’accesso alla Zona a Traffico Limitato
Nei mesi estivi al cliente che abbia necessità di raggiungere le due strutture è richiesto di fornire la targa del veicolo da comunicare alla Polizia Locale per la gestione degli accessi alla Zona a Traffico Limitato: il mancato conferimento del dato impedisce l'accesso al servizio proposto.
4.d. Gestione registrazione clienti sul Portale Alloggiati
Il presente trattamento ha ad oggetto l’obbligo imposto dall’ordinamento di verifica dell’identità degli ospiti e il correlato adempimento all’obbligo previsto dal Testo unico delle leggi di pubblica sicurezza (articolo 109 R.D. 18.6.1931 n. 773-TULPS) di caricare sul Portale Alloggiati predisposto dalla Polizia di Stato, per fini di pubblica sicurezza, le generalità anagrafiche dei clienti presenti nella Struttura ricettiva, secondo le modalità stabilite dal Ministero dell’Interno con il Decreto 7 gennaio 2013, come integrato dal Decreto 16 settembre 2021.
Il Decreto 16 settembre 2021, in particolare, nel confermare il termine massimo di ventiquattro ore per l’inserimento dei dati relativi alla generalità dei clienti, riduce il detto termine a sei ore in caso di soggiorni inferiori alle ventiquattro ore. Il conferimento dei dati è obbligatorio in adempimento ad una disposizione normativa e perciò non richiede il consenso del cliente (art. 6, par. 1, lett. c) Reg. UE 2016/679).
La procedura adottata in azienda prevede che i dati anagrafici necessari devono essere caricati sul gestionale Kross Booking. Il gestionale è programmato per la compilazione automatica delle schedine, mentre il successivo invio avviene manualmente, sempre tramite il gestionale delle prenotazioni.
Solitamente il personale addetto compila il gestionale all’arrivo degli ospiti in struttura e restituisce immediatamente i documenti di identità, ma può accadere che il cliente invii una foto dei documenti di identità per email o Whatsapp, oppure fornisca il consenso ad effettuare una fotocopia o una fotografia con lo smartphone aziendale del suo documento di identità. In tutti i casi, l’immagine è utilizzata dal personale addetto solo per adempiere all’obbligo di invio dei dati degli ospiti al Portale Alloggiati nel primo momento utile, comunque entro i termini di legge, e una volta effettuata tale operazione la copia sarà definitivamente distrutta.
4.e. Emissione di Ricevuta o Fattura
Da punto di vista fiscale la Società emette sempre fattura: sei tenuto a comunicarci i Tuoi dati personali necessari alla predisposizione del documento, che successivamente all’emissione sarà soggetto ai termini di conservazione previsti dall’ordinamento. I dati sono trattati da noi e da nostri incaricati e vengono comunicati all’esterno solo in adempimento ad obblighi di legge. In caso di rifiuto a conferire i dati necessari per gli adempimenti sopra indicati non potremo fornirTi il servizio richiesto.
Per tali finalità il trattamento è effettuato senza necessità di acquisire il suo consenso (art. 6, par. 1, lett. c) Reg. UE 2016/679), in quanto imposto obbligatoriamente da una disposizione normativa.
4.f. Legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi.
In taluni casi il trattamento può essere necessario per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi, sempre che non prevalgano i Tuoi interessi o i Tuoi diritti e libertà fondamentali: in tali ipotesi non è necessario acquisire il suo consenso ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) Reg. UE 2016/679.
4.g. Accelerare le procedure di registrazione in caso di suoi successivi soggiorni presso la nostra Struttura.
Per tale finalità, previa acquisizione del Tuo consenso ai sensi dell’art. 6 par. 1 lett. a) e dell’art. 7 GDPR, revocabile in qualsiasi momento, i Tuoi dati personali saranno utilizzati quando sarai nuovamente nostro ospite, per le finalità di cui ai punti precedenti e verranno conservati per un periodo comunque non superiore al conseguimento delle finalità per cui sono stati raccolti. Potrai revocare il consenso in qualsiasi momento ed esercitare i Tuoi diritti come meglio specificato al punto 11.
4.h. Invio di newsletter e materiale pubblicitario (Servizio di mailing list)
Il trattamento ha ad oggetto il mantenimento e l'utilizzo di una lista di contatti (indirizzi e-mail forniti in fase di registrazione al sito web e/o di prenotazione, o durante il soggiorno nella struttura ricettiva) per finalità di marketing e di invio Newsletter di materiale pubblicitario riguardante promozioni aggiornamento tariffe o offerte praticate. Questo trattamento può essere effettuato solo a seguito del Tuo espresso e specifico consenso, revocabile in ogni momento.
Il titolare del trattamento predispone l'elenco dei contatti e li invia al gestore del sito web che svolge materialmente l’invio delle Newsletter.
5. Durata del trattamento.
Il trattamento ha una durata corrispondente alla validità ed efficacia del contratto tra le parti, ed anche oltre, nel caso l’ulteriore trattamento sia svolto per il perseguimento del prevalente interesse del titolare del trattamento o in adempimento ad un obbligo di legge. In tali ultimi casi il titolare del trattamento, in conformità dei principi di cui all'art. 5 Reg. UE 2016/679, si impegna a provvedere alla loro cancellazione non appena saranno completamente raggiunte le finalità per cui erano stati raccolti.
Durata dei trattamenti basati sul consenso dell’interessato
Nel caso dei trattamenti basati sul consenso dell’interessato, Tu puoi revocare il Tuo consenso in qualsiasi momento ai sensi dell’art. 7 GDPR e puoi esercitare gli altri diritti di cui agli artt. 15/22 GDPR, come meglio specificato al punto 11 della presente informativa. In ogni caso la durata del trattamento non potrà superare il raggiungimento della finalità per la quale i dati sono stati raccolti.
Durata del trattamento nel caso in cui alla richiesta di informazioni o preventivo non segua la prenotazione e il soggiorno dell’interessato
In tutti i casi in cui alla richiesta di informazioni e/o di preventivo non segua la prenotazione i Tuoi dati personali comunicati per tali servizi sono cancellati decorso un termine di 7 giorni, entro il quale è ragionevole ritenere che Tu possa serenamente considerare le informazioni e/o il preventivo ricevuti e valutare se accettare l’offerta o richiedere ulteriori opzioni di soggiorno. Decorso tale termine i Tuoi dati personali sono definitivamente cancellati da tutte le banche dati, ad eccezione del caso in cui Tu abbia espressamente rilasciato il consenso al trattamento dei Tuoi dati personali per finalità pubblicitarie e di marketing.
Durata del trattamento nel caso in cui l’interessato perfezioni la prenotazione ed effettui il soggiorno presso le nostre Strutture
Il gestionale Kross Booking è in cloud e la conservazione dei dati in esso inseriti è soggetta alle politiche di privacy predisposte dal fornitore.
Al momento dell’emissione della fattura i Tuoi dati personali, necessari alla compilazione, sono inseriti nel software dedicato e vengono conservati per i successivi 10 anni come per legge, e anche oltre, nel caso di pendente accertamento fiscale. Le fatture elettroniche sono inviate al Sistema di Interscambio (SDI) gestito dall’Agenzia delle Entrate nei termini di legge.
Le chat di Whatsapp sono cancellate integralmente entro il trentesimo giorno dalla partenza.
6. Dati volontariamente forniti dall’interessato.
Nel caso in cui Tu scelga di effettuare il pagamento in una delle forme previste (bonifico bancario, carte di credito, bancomat, ecc.), oltre ai dati richiesti per la prestazione dei servizi di cui al punto 3, sarai tenuto a conferirci tutti i dati necessari per l’espletamento di dette pratiche. La mancata comunicazione anche di alcuni soltanto di questi dati rende impossibile l’esecuzione della prestazione.
L’espresso e volontario invio di dati attraverso la compilazione dei form di contatto e/o l’invio di email agli indirizzi indicati sul nostro sito internet comporta la nostra successiva acquisizione dei medesimi dati. Tutti i dati richiesti (di regola, nome e cognome - numero telefonico - email) sono per noi necessari per rispondere alle Tue richieste e/o adempiere alla prestazione che ci richiedi. Specifiche informative di sintesi sono predisposte e/o visualizzate nelle singole pagine del sito adibite allo svolgimento dei particolari servizi a richiesta.
Il mancato rilascio del consenso all’utilizzo dei Tuoi dati personali per l’esecuzione di uno o più servizi accessori non impedisce od esclude in nessun caso la prestazione principale.
7. Obbligo o facoltà di conferimento dei dati e conseguenze dell’eventuale rifiuto.
I dati personali di volta in volta richiesti sono per noi necessari per poter giungere allo svolgimento delle prestazioni offerte: il loro mancato conferimento in tutto o in parte comporta, di conseguenza, l’impossibilità di dar luogo all’esecuzione delle prestazioni stesse.
8. Comunicazione e diffusione dei dati raccolti.
I dati raccolti per le finalità ed i servizi di cui al punto 4 non sono da noi "diffusi", non ne è, in altri termini, data conoscenza a soggetti indeterminati in qualunque modo, anche mediante la loro messa a disposizione o consultazione; possono, però, essere da noi "comunicati", cioè di essi è data conoscenza ad uno o più soggetti determinati, in particolare a:
- i soggetti che possono accedere ai dati in adempimento ad un obbligo di legge, nei limiti previsti dalla legge stessa;
- l’istituto creditizio e/o finanziario, nel caso sia richiesto il pagamento a mezzo moneta elettronica;
- i nostri consulenti e collaboratori per la gestione ordinaria delle attività di impresa e per gli adempimenti connessi alle prestazioni sopra descritte;
- le Amministrazioni dello Stato e gli altri Enti pubblici in relazione ai quali è previsto l'obbligo di comunicazione.
9. Trasferimenti dei dati in paesi extra UE
I Tuoi dati personali raccolti per le finalità ed i servizi di cui al punto 4 non sono in nessun caso soggetti a trasferimento in paesi extra UE.
10. Profilazione
I Suoi dati personali raccolti per le finalità ed i servizi di cui al punto 4 non sono in nessun caso oggetto di profilazione o di altri trattamenti automatizzati ex art. 22 Reg. UE 2016/679.
11. I diritti dell’interessato (articoli 13/22 e 77/79 del Regolamento UE 2016/679)
Qualora, in qualità di interessato, Tu intenda esercitare i diritti di cui agli artt. 13/22 e 77/79 Reg. EU 2016/679 in relazione ai Tuoi dati personali ovvero se hai altre domande o richieste anche sulla presente Informativa, puoi contattare il Titolare attraverso i recapiti indicati al punto 1 della presente Informativa.
Il Titolare del trattamento si dichiara disponibile a soddisfare le Tue richieste.
Ti informiamo, inoltre, che l’ordinamento Ti riconosce determinati diritti con riferimento ai dati trattati dal Titolare del trattamento.
In particolare, in qualità di interessato, ai sensi dell’art. 4, n. 1) Reg. UE 2016/679, hai il diritto di:
- revocare il consenso in ogni momento. L’interessato può sempre revocare il consenso al trattamento dei propri dati personali precedentemente espresso (art. 13, par. 2, lett. c) Reg. UE 2016/679);
- opporsi al trattamento dei propri dati. L’interessato può opporsi al trattamento dei propri dati nelle ipotesi di cui all’art. 21 Reg. UE 2016/679;
- accedere ai propri dati. L’interessato ha diritto ad ottenere informazioni sui dati trattati dal Titolare, su determinati aspetti del trattamento ed a ricevere una copia dei dati trattati (art. 15 Reg. UE 2016/679);
- verificare e chiedere la rettificazione. L’interessato può verificare la correttezza dei propri dati e richiederne l’aggiornamento o la correzione (art. 16 Reg. UE 2016/679);
- ottenere la limitazione del trattamento. Quando ricorrono determinate condizioni, l’interessato può richiedere la limitazione del trattamento dei propri dati. In tal caso non tratteremo i dati per alcun altro scopo se non la loro conservazione (art. 18 Reg. UE 2016/679);
- ottenere la cancellazione o rimozione dei propri dati personali. Quando ricorrono determinate condizioni, l’interessato può richiedere la cancellazione dei propri dati da parte del Titolare (art. 17 Reg. UE 2016/679). In questi casi provvederemo senz’altro alla cancellazione nei tempi più brevi;
- ricevere i propri dati o farli trasferire ad altro titolare (portabilità dei dati). L’interessato ha diritto di ricevere i propri dati in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico e, ove tecnicamente fattibile, di ottenerne il trasferimento senza ostacoli ad un altro titolare. Questa disposizione è applicabile quando i dati sono trattati con strumenti automatizzati ed il trattamento è basato sul consenso dell’interessato, su un contratto di cui l’interessato è parte o su misure contrattuali ad esso connesse (art. 20 Reg. UE 2016/679);
- non essere sottoposto a una decisione basata unicamente su trattamenti automatizzati, compresa la profilazione, nei casi in cui l’esercizio del diritto è consentito (art. 22 Reg. UE 2016/679);
- proporre reclamo. L’Interessato può proporre un reclamo all’autorità di controllo della protezione dei dati personali competente (art. 77 Reg. UE 2016/679);
- agire in sede giudiziale (art. 79 Reg. UE 2016/679).
